Ogni anno l’Orto Botanico di Parma effettua oltre 150 scambi di semi o spore con altre istituzioni, che ne fanno richiesta a partire da un catalogo compilato periodicamente e chiamato index seminum. L’elenco raccoglie tutte le specie di cui è stato possibile ottenere materiale riproduttivo all’interno del giardino e delle serre durante l’anno precedente e pertanto richiede una costante attività di raccolta e catalogazione in funzione delle stagioni. Se le condizioni sono favorevoli, possono essere aggiunti semi di piante autoctone raccolte in natura nel rispetto dei limiti di sostenibilità e della conservazione delle specie.

Le spedizioni sono concentrate nei mesi invernali, durante i quali volontari e operatori dedicano intere giornate a esaudire le richieste ricevute inoltrando al tempo stesso le proprie presso altre strutture. Questo sistema di reciproco scambio permette di assolvere ad alcune funzioni tipiche degli orti botanici, come la conservazione della biodiversità e il mantenimento delle cosiddette collezioni ex situ, ovvero di risorse genetiche al di fuori dal loro ambiente naturale. Gli scambi permettono sia di diffondere specie minacciate o rare che di acquisirne di nuove, con cui arricchire le collezioni: avere a disposizione più piante significa avere più storie da raccontare, anche per l’Orto Botanico di Parma.

Questo servizio non è destinato a singoli cittadini o entità commerciali, ma esclusivamente per istituzioni nazionali e internazionali, pubbliche o private, attive senza scopo di lucro con finalità di istruzione, ricerca e conservazione. Eventuali pubblicazioni eseguite su quanto ricevuto devono indicare l’Orto Botanico di Parma come fornitore del materiale vegetale e tutte le attività di scambio avvengono nel pieno rispetto della Convenzione sulla Diversità Biologica (Rio de Janeiro, 1992). Con ogni richiesta il destinatario accetta e si impegna a rispettare le condizioni qui riportate e le spedizioni avvengono sempre in base alla disponibilità del materiale, che talvolta è molto limitato.